Contexte du poste

Sous la supervision générale du Head of PxD et la supervision directe de l’Associate National Movement Operations Officer, le/la Senior Operations Assistant (Field Support) est chargé(e) de superviser les activités opérationnelles liées aux mouvements de personnes sur le terrain.

Le poste implique la coordination des opérations dans :

• les aéroports ;

• les centres de transit ;

• les camps ;

• les installations partenaires ;

• les opérations de transport terrestre, aérien ou maritime.

Principales responsabilités

Coordination des équipes terrain

• Superviser une ou plusieurs équipes pouvant aller jusqu’à huit agents ;

• Organiser :

• la répartition des tâches ;

• les horaires ;

• le suivi des performances ;

• la formation du personnel.

• Assurer la qualité et la bonne exécution des activités opérationnelles.

Gestion des opérations aéroportuaires

• Superviser :

• la vérification des documents de voyage ;

• les formalités aéroportuaires ;

• l’accompagnement des voyageurs ;

• l’assistance aux personnes à besoins spécifiques.

• Organiser les équipes selon :

• les notifications de vols ;

• les départs ;

• les arrivées ;

• les correspondances.

• Gérer les urgences opérationnelles et assurer la coordination administrative et financière liée aux opérations.

Gestion des centres de transit et structures partenaires

• Coordonner l’accueil et le suivi des bénéficiaires dans les centres de transit ;

• Veiller :

• à la fluidité des procédures d’arrivée et de départ ;

• à l’organisation des bagages ;

• au suivi des vols ;

• à la gestion des retards et annulations.

• Créer les plannings hebdomadaires des équipes ;

• Garantir un environnement :

• sécurisé ;

• propre ;

• organisé.

Assistance et services aux bénéficiaires

• Superviser :

• la distribution des repas ;

• l’eau ;

• les collations.

• Veiller à ce que les repas soient :

• adaptés culturellement ;

• de bonne qualité ;

• distribués avec un minimum de gaspillage.

• Organiser les formalités pré-départ :

• orientation ;

• prêts de voyage ;

• gestion des bagages ;

• étiquetage ;

• contrôle des objets interdits.

Gestion des transports

• Coordonner les transports depuis :

• les centres de transit ;

• les points de rassemblement ;

• les structures partenaires.

• Superviser :

• l’identification des voyageurs ;

• l’organisation des départs ;

• le tri et l’étiquetage des bagages ;

• l’accompagnement des personnes vulnérables.

Appui opérationnel et coordination

• Fournir un appui aux activités :

• de présélection ;

• d’orientation pré-départ ;

• de soutien médical ;

• d’interprétation.

• Assurer la liaison avec :

• les autorités aéroportuaires ;

• les autorités gouvernementales ;

• les ambassades ;

• le HCR ;

• les partenaires externes.

• Signaler immédiatement toute difficulté ou non-conformité aux procédures.

Gestion financière et conformité

• Appuyer certaines activités financières :

• paiements de caisse ;

• rapports financiers ;

• suivi administratif.

• Veiller au respect :

• des SOP ;

• des procédures internes ;

• des codes de conduite de l’OIM.

Qualifications requises

Formation

• Diplôme de fin d’études secondaires avec :

• minimum 6 ans d’expérience professionnelle ;

OU

• Licence/Bachelor avec :

• minimum 4 ans d’expérience professionnelle.

Expérience

Une expérience dans les domaines suivants constitue un fort avantage :

• opérations de mouvement/migration ;

• transport ;

• coordination logistique ;

• gestion d’équipes opérationnelles.

Compétences techniques

• Bonne maîtrise de :

• Microsoft Word ;

• Excel ;

• Internet.

• La connaissance des systèmes suivants est un atout important :

• iGATOR ;

• MiMOSA ;

• SAR ;

• Amadeus.

Compétences personnelles

• Sens de l’organisation ;

• Capacité à travailler sous pression ;

• Postuler