Contexte organisationnel

Le poste de Staff Assistant – Front Office est basé au sein du Bureau Pays et relève directement du Country Director.

Le/la titulaire du poste assure une gestion centrale des activités du Front Office et travaille en interaction permanente avec :

• la Direction ;

• les équipes internes ;

• les partenaires externes.

Le poste requiert :

• autonomie ;

• sens de l’initiative ;

• discrétion ;

• capacité de coordination ;

• aptitude à gérer des demandes complexes et des priorités multiples.

Le rôle inclut également l’encadrement et l’accompagnement de personnel administratif junior afin d’assurer une prestation cohérente et conforme aux standards du Bureau.

Objectif du poste

Le/la Staff Assistant fournit un soutien :

• exécutif ;

• administratif ;

• logistique ;

• organisationnel,

au Country Director et au Front Office.

Il/elle contribue à assurer :

• la continuité des opérations de la Direction ;

• l’organisation des missions et activités institutionnelles ;

• l’optimisation des processus internes ;

• la qualité des services administratifs.

L’objectif principal est de garantir un fonctionnement fluide, professionnel et efficace du Front Office grâce à :

• une coordination proactive ;

• une gestion rigoureuse de l’information ;

• un appui opérationnel de qualité.

Principales responsabilités

A. Support exécutif et coordination du Front Office

• Fournir un appui administratif et exécutif complet au Country Director ;

• Gérer :

• l’agenda ;

• les rendez-vous ;

• les déplacements ;

• les engagements officiels.

• Préparer :

• dossiers de réunion ;

• notes ;

• briefings ;

• correspondances ;

• documents officiels.

• Assurer la circulation fluide des informations entre :

• le Front Office ;

• les équipes internes ;

• les partenaires externes.

• Maintenir un système de suivi des :

• engagements ;

• priorités ;

• actions en cours.

B. Gestion documentaire et reporting

• Préparer et consolider :

• rapports ;

• présentations ;

• notes officielles ;

• documents stratégiques.

• Réviser, corriger et améliorer les documents avant validation ;

• Réaliser des recherches et compiler les informations utiles à la prise de décision ;

• Gérer :

• archives ;

• bases de données ;

• dossiers ;

• systèmes d’information,
  dans le respect des normes organisationnelles.

C. Administration, logistique et organisation des missions

• Organiser les missions terrain :

• Trip Documents ;

• réservations ;

• logistique ;

• suivi administratif.

• Coordonner :

• réunions ;

• ateliers ;

• événements internes.

• Assurer la gestion :

• des fournitures ;

• des équipements ;

• des accès systèmes ;

• des besoins administratifs du Front Office.

• Assurer l’accueil et la coordination des visiteurs officiels.

D. Support opérationnel et amélioration continue

• Répondre efficacement aux demandes complexes de support ;

• Participer au suivi budgétaire :

• planification ;

• suivi ;

• réconciliation.

• Identifier et proposer des améliorations concernant :

• les procédures ;

• les workflows ;

• les outils de gestion.

• Concevoir et mettre à jour :

• tableaux de bord ;

• checklists ;

• modèles ;

• outils de suivi.

E. Supervision et accompagnement

• Fournir :

• conseils ;

• encadrement ;

• formation,
  au personnel administratif junior.

• Coordonner la répartition des tâches afin d’assurer un service homogène et conforme aux standards.

• Veiller au respect :

• des politiques internes ;

• des protocoles ;

• des exigences de conformité.

F. Confidentialité et éthique

• Garantir la confidentialité absolue des :

• documents sensibles ;

• décisions stratégiques ;

• informations internes.

• Représenter le Front Office avec professionnalisme dans toutes les interactions.

• Exécuter toute autre tâche assignée.

Qualifications requises

Formation

• Postuler